De basisregels voor een goede PDF-template

Een goede PDF-template hoeft niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog: de beste templates zijn vaak juist eenvoudig.

Ze geven structuur. Maar nemen de pagina niet over.

1. Eén pagina, één hoofddoel

Probeer niet alles op één pagina te zetten. Een dagplanner is geen projectdashboard. Een vergaderverslag is geen takenlijst. Een intakeformulier is geen compleet dossier.

Kies één hoofddoel. Maak de pagina daarvoor sterk.

2. Schrijfruimte is belangrijker dan decoratie

Mensen gebruiken een template om te schrijven. Niet om naar te kijken.

Zorg dus voor grote vlakken. Voldoende regelafstand. En niet te veel kleine vakjes.

3. Labels moeten kort zijn

Korte labels maken de template snel leesbaar.

Voorbeelden:

• Doel
• Acties
• Besluit
• Vragen
• Notities
• Volgende stap

Meer uitleg kan eventueel in een handleiding. Niet op de template zelf.

4. Gebruik subtiele lijnen

Dikke lijnen maken een pagina zwaar. Subtiele lijnen geven structuur zonder te storen.

Vooral op e-ink is dat prettig.

5. Denk aan handschrift

Handschrift is groter dan getypte tekst. Maak velden dus ruim genoeg.

Test dit echt. Niet alleen op je laptop. Maar op het apparaat waarvoor je ontwerpt.

6. Maak hergebruik makkelijk

Een template moet vaker gebruikt kunnen worden. Zorg dus dat de lege versie schoon blijft. En dat iemand makkelijk kopieën kan maken.

7. Gebruik kleur functioneel

Kleur kan helpen. Maar alleen als het betekenis heeft.

Gebruik kleur voor:

• navigatie;
• categorie;
• status;
• prioriteit;
• aandachtspunt.

Niet alleen omdat het leuk staat.

Conclusie

Een goede template is rustig, duidelijk en bruikbaar. Hij helpt iemand sneller schrijven. Niet harder nadenken over de indeling.

Dat is de kern van NotitieLab.