Gebruik één centrale actielijst voor minder losse taken

Acties ontstaan overal. In vergaderingen. Tijdens telefoongesprekken. In klantnotities. In projectoverleggen. Tussen twee taken door.

Als je ze overal laat staan, raak je ze kwijt.

Daarom werkt één centrale actielijst goed.

Waarom acties verdwijnen

Een actie lijkt duidelijk als je hem opschrijft. Maar later staat hij tussen gewone notities.

Bijvoorbeeld:

“Even Jeroen bellen over planning.”

Dat is een actie. Maar zonder plek, eigenaar en datum blijft hij zweven.

Wat hoort op een actielijst?

Een goede actielijst bevat:

• actie;
• bron;
• deadline;
• status;
• opmerking.

Eventueel voeg je eigenaar toe als je met anderen werkt.

Maak overzetten een routine

Na een overleg kijk je je notities door. Alle acties zet je over naar je centrale lijst.

Dat hoeft niet lang te duren. Twee minuten is vaak genoeg.

Gebruik status simpel

Maak status niet ingewikkeld.

Gebruik bijvoorbeeld:

• open;
• bezig;
• wachten;
• klaar.

Meer heb je meestal niet nodig.

Houd de lijst schoon

Een actielijst met honderd open taken werkt niet. Ruim wekelijks op.

Vraag:

• is dit nog nodig?
• kan dit weg?
• moet dit ingepland worden?
• wacht ik op iemand?
• is dit eigenlijk een project?

Conclusie

Eén centrale actielijst geeft rust. Je hoeft minder te zoeken. En acties verdwijnen minder snel.

Combineer hem met vergadernotities en projecttemplates. Dan ontstaat een simpele maar sterke workflow.