Veilig digitaal schrijven zonder alles in de cloud te zetten

Digitaal schrijven is handig. Maar niet iedereen wil alles automatisch in de cloud hebben.

Dat is begrijpelijk. Zeker als je werkt met klantnotities, gesprekken, interne documenten of persoonlijke informatie.

Gelukkig kun je digitaal werken ook bewust inrichten. Niet alles hoeft online. Niet alles hoeft te synchroniseren. En niet elke notitie hoeft overal beschikbaar te zijn.

Begin met de vraag: wat mag waar staan?

Veilig werken begint niet bij een instelling. Het begint bij een keuze.

Vraag jezelf af:

• welke notities zijn privé?
• welke notities zijn werkgerelateerd?
• welke documenten bevatten klantinformatie?
• welke bestanden mogen naar een cloudomgeving?
• welke bestanden wil ik alleen lokaal bewaren?

Maak hierin onderscheid. Niet elke planner is gevoelig. Een lege weekplanner kan prima in een downloadmap staan. Een ingevuld gespreksverslag vraagt meer aandacht.

Gebruik lege templates anders dan ingevulde templates

Een lege template is meestal niet spannend. Daar staat nog geen informatie in.

Een ingevulde template is anders. Daarin kunnen namen, afspraken, observaties of persoonlijke gegevens staan.

Een simpele werkwijze:

• bewaar lege templates in een vaste map;
• maak een kopie voor gebruik;
• sla ingevulde documenten apart op;
• geef gevoelige bestanden geen onduidelijke naam;
• verwijder oude exports die je niet meer nodig hebt.

Dit voorkomt dat alles door elkaar loopt.

Werk met lokale mappen

Je kunt veel structuur aanbrengen met gewone lokale mappen. Bijvoorbeeld op je computer, tablet of beveiligde werkomgeving.

Een basisstructuur:

• Templates leeg;
• Planning;
• Werknotities;
• Klanten;
• Projecten;
• Archief;
• Te verwijderen.

Houd het simpel. Te veel mappen maken het juist onveilig. Dan weet je niet meer waar iets staat.

Zet automatische sync bewust aan of uit

Veel apps willen automatisch synchroniseren. Dat is handig. Maar niet altijd gewenst.

Controleer daarom per app:

• synchroniseert de app automatisch?
• naar welke cloud gaat dit?
• kan ik sync uitzetten?
• kan ik handmatig exporteren?
• waar staan back-ups?

Doe dit voordat je gevoelige notities gaat maken. Niet achteraf.

Gebruik export bewust

Exporteer alleen wat nodig is. Een hele map exporteren is makkelijk. Maar vaak niet nodig.

Beter:

• exporteer alleen het einddocument;
• verwijder tijdelijke versies;
• deel geen originele werkbestanden als PDF genoeg is;
• controleer of persoonlijke notities niet per ongeluk meekomen.

Maak een kleine opruimroutine

Veilig werken is niet alleen opslaan. Het is ook opruimen.

Plan wekelijks vijf minuten.

Controleer:

• staan ingevulde formulieren op de juiste plek?
• staan gevoelige exports nog in Downloads?
• zijn oude kopieën nog nodig?
• staan lege templates apart?
• is de prullenbak echt geleegd als dat nodig is?

Kleine routines voorkomen grote rommel.

Conclusie

Digitaal schrijven hoeft niet te betekenen dat alles overal staat. Je kunt prima bewust werken met lokale opslag, duidelijke mappen en beperkte sync.

De belangrijkste regel: maak onderscheid tussen lege templates en ingevulde documenten.

Daar begint veilig digitaal werken.